Thảo Mộc House giảm 92% thời gian đối soát cuối tháng với OPSCORE
Từ nhiều ngày tổng hợp bảng kê thủ công, đội ngũ tài chính hoàn tất đối soát chỉ trong ba giờ.
Tổng quan
Thảo Mộc House là thương hiệu mỹ phẩm thiên nhiên phát triển nhanh trên Shopee. Khi số lượng đơn vượt 18.000 mỗi tháng, quy trình dựa trên bảng tính bắt đầu trở thành điểm nghẽn: dữ liệu về đơn hàng, hoàn tiền, trợ giá và phí dịch vụ nằm ở nhiều báo cáo khác nhau, trong khi đội ngũ tài chính chỉ có thể kiểm tra sau khi kỳ thanh toán kết thúc.
Trước đây chúng tôi mất gần bốn ngày chỉ để biết con số nào cần kiểm tra. Với OPSCORE, ba giờ là đủ để hoàn tất đối soát và nhìn thấy rõ từng nguyên nhân chênh lệch.
Bài toán cần giải quyết
Mỗi cuối tháng, ba nhân sự phải tải từ 8 đến 12 báo cáo, chuẩn hóa tên cột rồi ghép dữ liệu bằng bảng tính. Chỉ một thay đổi nhỏ trong cấu trúc báo cáo của sàn cũng có thể làm hỏng toàn bộ công thức.
Các khoản hoàn tiền, trợ giá và phí quảng cáo được ghi nhận ở những thời điểm khác nhau. Vì thiếu một khóa đối chiếu thống nhất, đội ngũ thường phải mở từng mã đơn để truy tìm nguyên nhân.
Khi báo cáo quản trị được hoàn tất, dữ liệu đã trễ từ ba đến năm ngày. Ban điều hành không có góc nhìn đủ sớm để xử lý phí bất thường hoặc điều chỉnh ngân sách.
OPSCORE thay đổi quy trình như thế nào
OPSCORE thu thập dữ liệu đơn hàng, điều chỉnh, phí và thanh toán theo cùng một lịch đồng bộ. Tất cả trường dữ liệu được đưa về một cấu trúc chuẩn trước khi chạy quy tắc đối chiếu.
Mỗi giao dịch được kiểm tra theo mã đơn, loại phí, số tiền và kỳ thanh toán. Những khoản đã khớp được tự động đóng; ngoại lệ được phân nhóm thành thiếu thanh toán, sai phí, hoàn tiền chưa ghi nhận hoặc lệch kỳ.
Dashboard tập trung giúp tài chính, vận hành và quản lý cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu. Mỗi ngoại lệ có người phụ trách, trạng thái và lịch sử xử lý rõ ràng.
Từ dữ liệu phân tán đến một luồng kiểm soát
- Tuần 1–2: kết nối dữ liệu đơn hàng và bảng kê Shopee, thống nhất danh mục phí.
- Tuần 3–4: cấu hình quy tắc khớp và kiểm thử trên ba kỳ dữ liệu lịch sử.
- Tuần 5–6: chạy song song với bảng tính, đối chiếu kết quả và tinh chỉnh ngưỡng cảnh báo.
- Tuần 7–8: chuyển sang dashboard ngoại lệ, đào tạo người dùng và chuẩn hóa lịch chốt sổ.
Kết quả sau tám tuần
Sau tám tuần, phần lớn công việc kiểm tra lặp lại đã được tự động hóa. Ba nhân sự từng dành gần bốn ngày cho đối soát nay hoàn tất công việc trong một buổi sáng. Quan trọng hơn, báo cáo không chỉ đưa ra một con số cuối cùng mà còn giải thích được khoản chênh lệch đến từ đâu, đang do ai xử lý và ảnh hưởng thế nào đến dòng tiền.
Ba bài học từ dự án
- Đối soát hiệu quả bắt đầu từ việc chuẩn hóa dữ liệu, không phải thêm công thức vào bảng tính.
- Tự động hóa toàn bộ giao dịch giúp đội ngũ dành thời gian cho ngoại lệ có rủi ro thực sự.
- Một nguồn dữ liệu chung rút ngắn vòng trao đổi giữa tài chính, vận hành và quản lý.
Bạn đang gặp bài toán đối soát tương tự?
Khám phá cách OPSCORE chuẩn hóa dữ liệu và rút ngắn thời gian chốt sổ.