Đối soát sàn thương mại điện tử: Quy trình 6 bước cho đội tài chính

Vì sao đối soát sàn ngày càng phức tạp? Một đơn hàng có thể đi qua nhiều trạng thái, chương trình trợ giá và chu kỳ thanh toán khác nhau. Nếu chỉ so sánh tổng doanh thu với số tiền nhận về, doanh nghiệp khó xác định khoản chênh lệch xuất phát từ phí, hoàn […]

Vì sao đối soát sàn ngày càng phức tạp?

Một đơn hàng có thể đi qua nhiều trạng thái, chương trình trợ giá và chu kỳ thanh toán khác nhau. Nếu chỉ so sánh tổng doanh thu với số tiền nhận về, doanh nghiệp khó xác định khoản chênh lệch xuất phát từ phí, hoàn tiền hay lệch kỳ.

Quy trình đối soát 6 bước

1. Thu thập báo cáo đơn hàng, phí và thanh toán.
2. Chuẩn hóa mã đơn và cấu trúc dữ liệu.
3. Xác định kỳ ghi nhận cho từng giao dịch.
4. Chạy quy tắc khớp theo mã đơn và số tiền.
5. Phân nhóm các giao dịch ngoại lệ.
6. Xác nhận kết quả và lưu lịch sử xử lý.

Những chỉ số nên theo dõi

• Tỷ lệ giao dịch khớp tự động.
• Giá trị chênh lệch chưa xử lý.
• Số ngoại lệ tồn quá SLA.
• Thời gian hoàn tất mỗi kỳ đối soát.

Đối soát tốt không chỉ đưa ra con số cuối cùng. Quy trình phải giải thích được vì sao có chênh lệch và ai đang chịu trách nhiệm xử lý.

Kết luận

Một quy trình ổn định cần bắt đầu từ dữ liệu chuẩn và quy tắc rõ ràng. Khi khối lượng đơn tăng, tự động hóa giúp đội tài chính chuyển từ kiểm tra toàn bộ sang tập trung vào ngoại lệ có rủi ro.